Die Agentur wurde vor fast 12 Jahren in Wien, Österreich, gegründet. Wir arbeiten seit vier oder fünf Jahren komplett aus der Ferne. Wir haben etwa 30 Vollzeitmitarbeiter, dazu einige Freelancer, die regelmäßig mit uns arbeiten. Wir konzentrieren uns nicht auf einen bestimmten Markt, haben aber im Laufe der Zeit in bestimmten Branchen tiefere Expertise entwickelt.

Wir arbeiten viel im Technologiebereich, sowohl Software als auch Hardware. Dank unseres Hintergrunds in Design und Entwicklung waren wir an vielen KI-Projekten beteiligt, einschließlich der Zusammenarbeit mit KI-Unternehmen, die große Sprachmodelle entwickeln, sowie der Entwicklung von KI-unterstützten internen Tools für Unternehmen. Wir erstellen auch oft Prototypen.
Neben der Technologie haben wir bedeutende Erfahrung im Gesundheitswesen, Wellness und im Finanzsektor, insbesondere im FinTech-Bereich. Allerdings arbeiten wir verstärkt mit Kunden auf Unternehmensebene anstatt mit Startups. Gelegentlich arbeiten wir auch mit mittelständischen und lokalen Unternehmen zusammen.

Ich bin einer der Gründer von wild. Mein Hintergrund liegt im Design und ich habe immer die visuelle Seite geleitet. Allerdings hat sich meine Rolle in den letzten Jahren mit unserem Wachstum verändert. Ich habe mich von der Kundenarbeit zurückgezogen und konzentriere mich mehr auf interne Prozesse und Workflows. Mein Hauptziel ist es, unseren Designern und Entwicklern mehr Zeit zu geben, damit sie sich auf kreative Arbeit konzentrieren können, anstatt auf administrative Aufgaben.

Im Jahr 2023 sind wir Teil von Residence geworden, einem interdisziplinären Netzwerk, das innovatives und kreatives Talent fördert und gedeihen lässt in Kunst, Geschäft und Kultur. Das war ein wichtiger Faktor in unserer Weiterentwicklung, einschließlich unserer Entscheidung, auf Productive umzusteigen.

Vor Productive hatten wir eine Struktur, die funktionierte, aber sie war nicht so effizient wie jetzt. Wir haben verschiedene Tools für unterschiedliche Aufgaben genutzt:

Wir hatten einen allgemeinen Finanz- und Rentabilitätsüberblick, der jedoch nicht so genau war wie jetzt. Unsere Daten waren nicht so präzise, deshalb waren unsere Berichte nicht so aufschlussreich. Dinge wie Deal-Prognosen, Budgetprognosen und das Vergleichen von fakturierbaren und nicht-fakturierbaren Stunden waren nicht so klar wie jetzt mit Productive.

Die größte Verbesserung war die Genauigkeit unserer Daten, insbesondere auf Projektebene. Wir haben jetzt viel bessere Einblicke in die Projektgesundheit, fakturierbare vs. nicht-fakturierbare Stunden, Ausgaben, Einnahmen und Gewinnprognosen. Der Szenarien-Builder war ebenfalls eine großartige Ergänzung—er hilft uns bei der Planung von Projektteams und dabei, zu entscheiden, ob sich ein Pitch lohnt.

Seit dem Wechsel wurden unsere Arbeitsabläufe effizienter. Es ist jetzt alles an einem Ort, was einen großen Unterschied macht. Es ist jetzt alles an einem Ort, was einen großen Unterschied macht. Ich kann mit Zuversicht sagen, dass der Aufwand für die Finanzberichterstellung erheblich reduziert wurde. Es war auch sehr hilfreich, dass unser Finanzteam jetzt mehr von diesem Prozess übernehmen kann.

Mein Lieblingsfeature ist das Reporting. Es ist flexibel und erlaubt mir, eine Vielzahl von Berichten zu generieren. Es gibt einige Einschränkungen, aber ich denke, dass diese in zukünftigen Updates behoben werden. Für unsere Projektmanager ist der größte Vorteil, wie gut alle Projektmanagement-Tools integriert sind—es macht alles viel effizienter.

Chantell, eine unserer Projektmanagementleiterinnen, sagte, dass sie den Ressourcenteil wirklich mag. Als Projektmanagementleiterin leitet sie das wöchentliche Ressourcenmeeting mit den Projektmanagern von wild. Productives Ressourcenplaner ist zentral für diese Meetings und unglaublich hilfreich für die Projektplanung und dafür, sicherzustellen, dass Teammitglieder nicht mit Projektarbeit überlastet werden. Auf einen Blick bietet der Ressourcenplaner einen Überblick über die zugewiesenen Stunden in den Teams, wodurch Ressourcenlücken einfach zu erkennen und zu verhindern sind.

Der Onboarding-Prozess verlief reibungslos. Wir begannen mit einer Demo und bekamen einen dedizierten Manager zugewiesen, der uns bei allen Fragen unterstützte. Ich verbrachte die ersten Wochen damit, das Tool selbst zu erkunden, dann arbeitete ich einige Monate mit unserem Projektmanagementteam zusammen, um alles richtig einzurichten. Wir erstellten auch interne Handbücher—eines für Projektmanager, das tiefer in die Finanzen und Budgets eintaucht, und ein einfacheres für das Team, das Dinge wie das Einreichen von Ausgaben und die Zeiterfassung abdeckt.

Einer der besten Aspekte von Productive ist das Support-Team. Sie sind unglaublich reaktionsschnell—ich bekomme eine Antwort in Minuten, wann immer ich eine Frage habe.

Wenn Productive plötzlich verschwinden würde, hätte ich wahrscheinlich eine Panikattacke. Wir haben viel Mühe investiert, um es einzurichten und es für unser Team nutzbar zu machen. Es zu verlieren würde bedeuten, neue Tools zu recherchieren und zu testen, und ich bezweifle, dass wir eines finden würden, das so gut funktioniert wie unser aktuelles Setup. Es wäre unglaublich frustrierend.

Nun, ich würde sagen, das erste waren die Budgets. Die Möglichkeiten des Budgetmanagements waren mit unserem alten Tool eher begrenzt, aber Productive ist sehr budgetorientiert. Es hat uns bewusster hinsichtlich der Gesamtproduktivität und des Projektzustands gemacht.

Das passt auch gut zum Rechnungsverarbeitungsprozess. Früher haben wir hauptsächlich mit Excel gearbeitet, um Rechnungen zu erstellen, die wir dann separat an unsere Buchhalter schicken mussten. Jetzt ist der direkte Kontakt zwischen Exact und Productive und die verfügbaren Rechnungsvorlagen machen diesen Prozess viel automatischer und weniger fehleranfällig.

Wir sind auch sehr zufrieden mit der Funktion zur Zeiterfassungsgenehmigung. Da wir viel Retainer-Arbeit leisten, müssen wir unseren Kunden wöchentliche Berichte bereitstellen. In der Vergangenheit hatten wir Fehler durch späte oder ohne Projektmanager-Bestätigung angepasste Zeiteinträge. Ein solcher Check ist wirklich hilfreich und eliminiert das Risiko solcher Fehler.

Das Team schätzt auch sehr die Google-Kalender-Integration, da die Kalenderbuchungen es einfacher machen, Zeit auf Projekten in Productive zu verfolgen.

Ich würde sagen, wir haben das Onboarding ziemlich gut gemeistert. Die Schritte waren flüssig und bei Fragen, die wir hatten, wussten wir, dass Gabrijela oder Luka für uns da waren.

Das gesamte Onboarding war wirklich informativ. Alle im Support- und Success-Team von Productive sind sehr reaktionsschnell, und wir haben das Gefühl, dass all unsere Kommentare und Vorschläge gehört werden, was großartig ist.

Ich würde sagen, es ist ein Gleichstand zwischen Rechnungsstellung und Zusammenarbeit. Der Rechnungsverarbeitungsprozess ist viel automatischer und weniger fehleranfällig geworden, seit wir zu Productive gewechselt sind.

Wir arbeiten auch viel untereinander zusammen, und es ist großartig, die Möglichkeit zu haben, in Echtzeit zusammenzuarbeiten und schnell Rückmeldungen zu erhalten.

Es gibt auch ein paar Dinge, die wir gerne mehr nutzen würden. Wir nutzen Berichte, um Kundenberichte zu liefern und zu sehen, ob jeder seine Zeit erfasst, aber wir möchten wirklich mehr über allgemeine Geschäftsberichte erfahren.

Klarheit. Und Kontrolle. Bevor wir Productive nutzten, hatten wir weniger Klarheit und Kontrolle über Projekte und Zeiterfassung. Unsere Zusammenarbeit hat sich auch erheblich verbessert, was unsere Arbeit viel angenehmer macht. Es gibt immer noch Dinge innerhalb von Productive, die wir ausprobieren oder stärker in unsere Prozesse integrieren wollen, daher bin ich sicher, dass mit der Zeit alles noch einfacher wird.