Vor Productive haben wir Google Sheets genutzt, um Projekte über Asana zu verwalten und mit ein wenig Trello für Kanban-ähnliche Projektarbeit. Anfangs war es in Ordnung, aber als wir größer wurden, konnten diese Tools der zunehmenden Komplexität nicht mehr standhalten. Wir hatten Tabellen, um unsere Finanzen zu verwalten, aber es war schwer, mit dem Schritt zu halten, was vor Ort passierte. Nichts war automatisiert, sodass wir ständig manuell aktualisieren mussten, was zeitintensiv war und leicht hinter der Realität zurückblieb.

Wir haben eine Weile mit Asana und Tabellen gearbeitet, und ich begann zu denken, dass es viel besser sein könnte. Wir wollten etwas, das uns einen Echtzeitüberblick über unser gesamtes Geschäft gibt und als einzige Wahrheit dient. Es kam an den Punkt, an dem wir ein integriertes System benötigten, das alles von der täglichen Aufgabenverwaltung bis zur umfassenden Prognose abdeckt.

Beim Erkunden von Optionen stießen wir auf Productive, und ich war sofort von der klaren und intuitiven Benutzeroberfläche angetan. Es bedurfte nicht viel Überzeugung, um zu erkennen, dass dies die richtige Plattform für uns war.

Wir führen es in Phasen ein. Zuerst haben wir das Team an Productive für Briefings und Projektmanagement gewöhnt. Ich habe alle eingerichtet, damit sie über die Plattform kommunizieren und unsere Projektdetails durch Productive verfolgen. Von dort aus sind wir zu Budgetierung und Ressourcenplanung übergegangen, was ein absoluter Gamechanger ist. Früher haben wir vielleicht einen Monat im Voraus geplant; jetzt können wir das gesamte Jahr planen.

Die nächsten Phasen werden Rechnungsstellung, CRM-Funktionalitäten sowie Rentabilitätsverfolgung und -berichterstattung abdecken. Wir sind derzeit in Phase drei, also gibt es noch viel zu erkunden.

Definitiv. Selbst in diesen frühen Phasen ist es schon viel einfacher, unsere Ressourcen nachzuverfolgen. Wir können jetzt genau sehen, wie viel Zeit wir auf Projekte aufwenden im Vergleich zu dem, was wir in Rechnung stellen, was uns ein klareres Bild davon gibt, wo wir über den Bedarf hinaus oder zu wenig abrechnen. Diese Einsicht allein hat uns geholfen, bessere Gespräche mit Kunden über den Projektumfang und die Budgetierung zu führen.

Ich liebe die Flexibilität, Arbeitsabläufe nach unseren Bedürfnissen anzupassen. Wir wollten einen Service-Desk, um Kundenanfragen getrennt von unseren Hauptprojekten zu bearbeiten, also habe ich innerhalb von Productive ein eigenes “Service Desk”-Projekt erstellt. Nun können Kunden Anfragen direkt einreichen, die automatisch formatiert werden, um unseren Standards zu entsprechen. Unsere Projektmanager erhalten eine Slack-Benachrichtigung, wenn eine Anfrage eingeht. Diese Einrichtung hält alles organisiert, ermöglicht Kunden, alle ihre Anfragen an einem Ort zu sehen, und hilft uns, gemeinsam Prioritäten zu setzen.

Es war eine große Hilfe, sowohl für uns als auch für unsere Kunden.

Im Moment gibt uns Productive das Fundament, das wir brauchen, um zu skalieren. Wir nutzen es noch nicht in vollem Umfang, aber ich weiß, dieses System wird mit uns wachsen, wenn wir wachsen. Das ganze Team ist an Bord und die Nutzung von Productive für tägliche Aufgaben wird zur zweiten Natur. Wir bauen hier etwas auf, das unsere Ambitionen beim Wachstum unterstützt, und ich bin gespannt, wohin es uns führen wird.

Aaron: Wir nutzen Productive, um uns um unsere Mitarbeiter zu kümmern, was ein wichtiger Beitrag zu einer 98%igen Mitarbeiterbindung im letzten Jahr war. Jeder Mitarbeiter im Unternehmen bekommt in Productive eine Aufgabe zugewiesen, die alle notwendigen Informationen über diese Person enthält. Die Manager, die für ihre Teams verantwortlich sind, sind ständig in Productive und können die Tickets, die durchkommen, nicht ignorieren. Das bedeutet, dass Probleme extrem schnell gelöst werden.

Wir haben eine Reihe von “Tier_ACTION_Boards” in Productive eingerichtet, mit dem spezifischen Ziel, Probleme zu kategorisieren und sie an die Schlüsselakteure im Unternehmen weiterzuleiten, um Lösungen zu implementieren. Wenn du Haferflocken in der Küche oder vielleicht einen höheren Schreibtisch willst, dann sehen wir es hier. Eine Untergruppe von Personen ist dafür verantwortlich, diese Aufgaben zu lösen, und wenn sie es nicht können, werden sie an das nächste Board weitergegeben, das eine andere Untergruppe von Personen höher in der Führungshierarchie hat. Einige Aufgaben gehen direkt an das Tier-One-Board, also mein Board und können vom oberen Management eingesehen werden. Diese Aufgaben sind in der Regel auf hohem Niveau, beispielsweise die Genehmigung von Beförderungsanfragen, Vertragsneuverhandlungen, Arbeitsvisumanträgen, Beschwerden oder leistungsbezogenen Themen. Jede Woche setze ich mich mit dem Leiter der Personalabteilung zusammen und überprüfe meine Tier-One-Punkte.

Mark: Wir schätzen sehr, dass wir verschiedene Arten von Budgets nutzen können. Wir nutzen eine Mischung aus Budgets in Productive; wir verwenden das Zeit- und Materialbudget und fügen das “Do-not-exceed” oben drauf. Wir können das Zeit- und Materialbudget verwenden, bis das “Do-not-exceed” greift, und dann kommt kein weiteres Einkommen aus diesem Budget. So sind unsere Verträge aufgebaut. Diese Sichtbarkeit zu haben und seine Prognosen und Fahrpläne zu sehen, ist großartig. Budgetplanung und Kostenverfolgung sind seit dem Wechsel zu Productive viel hilfreicher und schneller geworden. Ich habe eine Menge Filter und kann prüfen, wo unsere Budgets für jedes Projekt stehen, was die Präsentation von Finanzen erheblich erleichtert.

Aaron: Productive hat uns ermöglicht, rechenschaftspflichtiger zu sein. Wenn Menschen Bedenken, Beschwerden oder Verwirrung über etwas haben, sprechen sie oft darüber, aber meistens erhalten sie keine Rückmeldung. Productive hat diese Lücke für uns wirklich geschlossen. Wir können schnell und effektiv in den Dialog mit unseren Mitarbeitern treten. Das ist wahrscheinlich der größte Mehrwert für mich.

Mark: Wir müssten viel Zeit und Mühe in ein System investieren, das das gesamte Unternehmen vereint. Es ist ein wirklich langer Prozess; das letzte Mal, als wir es gemacht haben, dauerte der Vorbereitungsprozess etwa ein Jahr.

Aaron: Ich denke, die psychologische Seite wäre unser größtes Problem. Es dauerte etwa ein Jahr, bis alles eingerichtet und vollständig implementiert war. Ich denke, jetzt sind alle wirklich zufrieden mit Productive, und es wäre wirklich bedauerlich, wenn wir es gegen ein anderes Tool austauschen müssten.

Draženka: Unser Unternehmen ist erst zwei Jahre alt und wir haben in dieser Zeit ein wirklich großes Wachstum erlebt. Letztes Jahr sind wir von 48 auf 98 Mitarbeiter gewachsen. Ich möchte mir gar nicht vorstellen, wie es wäre, 50 Menschen ohne Productive einzuarbeiten. Unser Onboarding-Prozess ist mit Productive super effizient.

Wir haben eine Vorlage in Productive, die Auftragsprojekt genannt wird, und wir eröffnen es in dem Moment, in dem unser Kandidat ein Angebot annimmt. Auf diese Weise haben wir alles, was für den neuen Mitarbeiter zu tun ist, an einem Ort.

Anamarija: Der Einstellungsprozess umfasst mehrere Personen aus verschiedenen Abteilungen, darunter HR, Management, Design und Marketing. Mit Productive werden Updates und Erwähnungen direkt in unseren Posteingang geliefert, sodass nichts übersehen wird. Dies vereinfacht den Prozess des Teilens von Updates und Einholens von Feedback, was es schneller und effizienter macht.

Ivan: Productive ist nicht nur flexibel, es passt sich auch unseren wachsenden Bedürfnissen an. Die sich ständig ändernden Geschäftsprozesse unseres Unternehmens werden mit seinen Anpassungsmöglichkeiten leicht gehandhabt.

Die Flexibilität von Productive gab uns die Möglichkeit, unsere anfängliche Konfiguration der größeren Organisation anzupassen, und sie wächst mit uns weiter. Als schnell wachsendes Unternehmen verfolgen wir den Ansatz ‘Inspektion und Anpassung’ in allen Geschäftsbereichen.

Ivan: Ich bekomme die meisten unserer Geschäftsdaten aus Berichten. Die Daten werden in Echtzeit generiert und automatisch an uns gesendet.

Letztes Jahr hatten wir eine Auslastung von über 80 % im gesamten Unternehmen. Diese Metriken in Echtzeit zu haben, hilft uns, datengetriebene Entscheidungen zu treffen.

Kürzlich haben wir unsere Einblicke auch mit zusätzlichen Berichten und Warnsignalen erweitert, die uns eine sehr gute Vorsicht geben, wenn oben erwähnte Veränderungen eintreten sollten. Dies gibt uns dann genügend Zeit, zu reagieren und strategische Pläne zu machen.

Dominik: Die Budgetierung und Rechnungsstellung wäre sehr schwierig.

Draženka: Ich möchte mir gar nicht vorstellen, wie es wäre, 50 Menschen ohne Productive einzuarbeiten…

Anamarija: Unproduktiv!

Mateja: Ich würde mich im Raum und in der Zeit verloren fühlen.

Bello: Ehrliche Arbeit, aber blind.

Ich habe nur positive Dinge über Productive zu sagen. Es hat wirklich verändert, wie wir bei Born Social arbeiten. Wir haben den Start von Productive mit der Einstellung unseres ersten Resource Managers abgestimmt, sodass es wirklich gut getimt war mit dem Änderungsmanagementprozess zur Zentralisierung unserer Ressourcenfunktion. Ein unbeschriebenes Blatt und ein neues Tool zu haben, um das zu tun, war eine wirklich großartige Gelegenheit.

Bei der Suche nach einem neuen Tool war die Benutzererfahrung eines der wichtigsten Kriterien für uns. Es ist unersetzbar, ein Tool zu finden, das sich wie das eigene Unternehmen anfühlt. Für uns war Productive genau das. Das Onboarding und die Einbindung des Teams verliefen super einfach und reibungslos, weil die Plattform so intuitiv ist. Und ja, eines der Dinge, die ich am meisten liebe, ist, dass es aussieht und sich anfühlt wie Born Social.

Ich kann die Kundenservice- und Support-Teams bei Productive nicht mehr loben. Wir sind von einem Tool gewechselt, bei dem die Hilfe und der Support umständlich waren – wir mussten ein Ticketsystem nutzen, dessen Bearbeitungszeiten manchmal Tage oder Wochen in Anspruch nahmen. Die interne Chat-Funktion von Productive und der drei-monatige, spezialisierte Slack-Support fürs Onboarding haben wirklich alles verändert.

In meiner Rolle als Leiterin der Operations bin ich oft die Anlaufstelle für Anfragen, aber dank der Funktionen von Productive muss ich das nicht mehr sein. Jeder kann sich selbst Hilfe und Unterstützung holen, wann immer er sie braucht. So spare ich Zeit für größere Dinge im Unternehmen. Der Kundenservice von Productive durch diese Tools und die intuitive Benutzeroberfläche haben für uns als Unternehmen enorm viel Zeit gespart.

Wir nutzen Productive seit etwa 8 Monaten. Betrachtet man die Planung, Budgetierung, Zeiterfassung und Berichterstellung – sogar im ersten Monat hatten wir das Gefühl, die Datenintegrität sei korrekt. Wir verstanden besser als je zuvor, wie unsere Zeit genutzt wurde. Wir haben eine deutliche Verbesserung bei der Genauigkeit der Zeiterfassung erlebt, besonders im letzten Quartal.

Unter den wichtigen Geschäftsmesswerten, die wir verfolgen, konzentriere ich mich auf 3-4, die für uns am wichtigsten sind. Ich habe sofort eine Reihe von benutzerdefinierten Berichten basierend auf diesen Schlüsselkennzahlen erstellt, und es war so mächtig, ein so klares Bild davon zu bekommen, wie wir unsere Zeit verwalten. Die Wiederherstellung ist vielleicht unsere wichtigste Kennzahl. Für uns bedeutet Wiederherstellung die Nutzung, jedoch nur von abrechenbarer Zeit.

Dank der Planungsfunktion von Productive und unserem ersten spezialisierten Resource Manager würde ich sagen, dass wir bisher etwa 10% Wachstum in der Wiederherstellung erreicht haben. So sieht man wirklich den Einfluss besserer Zeitverwaltung auf unsere kommerziellen Aktivitäten.

Als nächstes kommt unsere erfasste vs. scoped Zeit. Also, von der verkauften Zeit, wie viel davon haben wir erfasst? Dies ist die Metrik, die in ihrer Genauigkeit weiter wächst. Mit dieser Annäherung und der genauen Betrachtung pro Konto, welche Rollen überlastet sind oder wo wir nicht genug Zeit verkauft haben – all das wird jetzt durch die Berichte klar.

Wir schauen auch auf den Beitrag des Kontos. Für uns bedeutet das die Rentabilität der Konten. Das hat uns wirklich geholfen herauszufinden, welche Kunden eine gute Marge erzielen und wie wir operative Änderungen vornehmen können, um das zu verbessern.

Ja. Es fühlte sich so an, als könnten wir zum ersten Mal klarer sehen, wo wir noch Zeit zum Verkauf haben, was uns geholfen hat, alle verfügbare Zeit sinnvoll zu nutzen. Durch die Funktionen für die Pipeline und Placeholder-Planung haben wir jetzt eine klarere 90-Tage-Vorhersage.

Insgesamt hat Productive eine Schlüsselrolle dabei gespielt, wie wir Ressourcen und Einstellungen planen – wirklich wachstumsfördernd für uns gewesen. Bisher ist unsere Belegschaft 2022 um 27% gewachsen, und es fühlt sich so an, als wären wir auf dem besten Weg, bis zum Jahresende ein Wachstum von 30% zu erreichen.

Wenn ich beschreiben müsste, was Productive für uns tut, wäre es die Entscheidungsfindung. Nicht nur in meiner Rolle, sondern im gesamten Finanz- und Operationsteam. Wir sind täglich in und aus der Plattform, nutzen die Daten und die Berichte, um entscheidende geschäftliche Entscheidungen zu treffen, wie wir das Geschäft führen, unsere Konten verwalten, wie wir einstellen und Ressourcen managen. Es ist wirklich das Tool, das uns hilft, Entscheidungen zu treffen.