Globale Wachstum mit Productive stärken: Wie PIABO Communications Betriebsabläufe über Regionen hinweg optimierte

PIABO Communications mit Standorten in Berlin, Hamburg, München, Paris und Singapur ist Europas führende Kommunikationsagentur und Wachstumsplattform für die innovativsten Unternehmen der Welt. PIABO erzielt herausragende internationale Sichtbarkeit für Unternehmen in Bereichen wie E-Commerce, Traveltech, Fintech, Foodtech, HR Tech, Healthtech, Blockchain/Web3, Unterhaltungselektronik, IoT, künstlicher Intelligenz, Cybersicherheit, AR/VR, Deeptech, SaaS/Cloud und Greentech – unterstützt durch strategische Venture-Capital-Expertise über alle Technologie-Märkte hinweg.

Ihre multidisziplinären Beratungsteams bieten Dienstleistungen an, darunter Öffentlichkeitsarbeit, Social Media, Markenstrategie, Content-Marketing und Influencer-Programme. PIABO wird von Gründer und CEO Tilo Bonow sowie Geschäftsführerin und COO Daniela Harzer geleitet und ist seit 2006 ein strategischer Partner für Kunden – dabei hilft es ihnen, sowohl lokales als auch globales Wachstum zu erzielen.

Zum Kundenportfolio gehören GitHub, Google, Ledger, Open AI, Sequoia Capital, Shopify, Sojade und Withings.

Als Leiterin Business Operations bin ich, zusammen mit meinen Teams, verantwortlich für alle internen Prozesse, einschließlich Qualitätssicherung und Automatisierung. Dazu gehören spezifische Aufgaben wie das Erstellen von Kundenverträgen und Angeboten, Kapazitätsplanung und Zeiterfassung. Ich bin auch für unsere IT- und Tools-Abteilung verantwortlich. Derzeit konzentrieren wir uns auf die Optimierung durch KI-Lösungen.

Bevor wir Productive nutzten, hatten wir eine andere Agentursoftware. Obwohl alle Prozesse relativ gut funktionierten, war es für einzelne Benutzer deutlich umständlicher, insbesondere bei der Zeiterfassung und Kapazitätsplanung. Wir konnten auch keine Analysen durchführen oder Dashboards erstellen.

Wir haben denselben Ansatz bei der Ressourcenplanung wie jetzt, aber mit Productive ist der Prozess viel einfacher und transparenter. Früher hatten wir nur sehr begrenzte Einsicht in unsere Auslastungsquoten; jetzt ist es einfacher, Engpässe zu erkennen und verfügbare Kapazitäten auszumachen.

Wir haben die Rentabilität vorher verfolgt, aber uns fehlten Dashboards für tiefere Analysen. Das ist, wo Productive wirklich heraussticht. Jetzt können wir maßgeschneiderte Übersichten für verschiedene Interessengruppen auf höherer Ebene erstellen, und die visuellen Darstellungsoptionen machen die Daten noch zugänglicher.

Wir haben bedeutendes Wachstum erlebt und unser altes Tool konnte mit dem Volumen und der Komplexität unserer Daten nicht Schritt halten. Es fehlten auch wichtige Analysemöglichkeiten wie Dashboards. Wir benötigten eine Lösung, die für das gesamte Team intuitiv genug war, aber auch fortgeschrittene, visuelle Fähigkeiten wie Dashboards für unser Management-Team bot.

Wir schätzen die vielen anpassbaren Optionen in Productive sehr, insbesondere benutzerdefinierte Felder, und die Flexibilität, verschiedene Dashboards zu erstellen, wie zum Beispiel für unser Pipeline-Management oder die Auslastungsverfolgung. Kapazitätsplanung ist jetzt weitaus transparenter. Automatisierungen, wie E-Mail-Benachrichtigungen und Pulse-Berichte, erhöhen auch unsere Effizienz und optimieren unsere Arbeitsabläufe.

Productive war maßgeblich an der Unterstützung unseres anhaltenden Wachstums beteiligt. Wir haben kürzlich zwei neue Büros eröffnet, eines in Frankreich und eines für die APAC-Region, und diese erfolgreich als Tochtergesellschaften innerhalb der Plattform eingerichtet, was nahtlos funktionierte.

Dank Productive haben wir jetzt eine schnellere, detailliertere und umfassendere Projektsteuerung. Das hilft uns, Kundenprojekte besser zu verstehen und zu verwalten und wichtige operative Hebel zur Verbesserung zu finden.

Viel einfacher. Unsere Berater sind sehr zufrieden mit der Zeiterfassungsfunktion und lieben die Kalenderintegration. Abteilungsleiter haben jetzt einen klaren Überblick über Abwesenheiten. Unser Finanzteam sieht alle Rentabilitätsdaten, und die Geschäftsleitung erhält alle relevanten Informationen über Dashboards und Pulse-Berichte.

Ich würde sagen, meine Lieblingsfunktionen sind die Dashboards und Automatisierungen; sie bieten viele nützliche Konfigurationsmöglichkeiten. Beide haben einen großen Beitrag zur Optimierung unserer Arbeit und Verbesserung der Gesamteffizienz geleistet.

Der Onboarding-Prozess war sehr gut strukturiert und organisiert. In den ersten Monaten und auch heute noch erhalten wir schnell Unterstützung, und es gibt selten ein Problem, das nicht gelöst wird.
Natürlich sind interne Ressourcen für einen solchen Übergang notwendig. Alle Daten müssen vorbereitet und Mitarbeitende geschult werden. Allerdings hatten wir genügend Vorlaufzeit, sodass wir gut vorbereitet waren und den Zeitplan einhalten konnten.

Ihr Support ist ebenfalls ausgezeichnet. Es gibt Tutorials, Tickets werden schnell beantwortet, und unsere zuständige Kontaktperson ist immer für uns da. Besonders hilfreich sind die vierteljährlichen Überprüfungen, die uns eine Übersicht über unsere Nutzung bieten, verfügbare Funktionen und bevorstehende Entwicklungen.

Productive ist das Herzstück unserer Daten. Hier pflegen wir alle relevanten Kunden- und Projektinformationen. Es ist immer beeindruckend, wie schnell wir Fragen von der Geschäftsleitung oder Mitarbeitenden beantworten können. Ohne Productive hätten wir keinen so guten Überblick über alles.