Von fragmentierten Tools zur vollen Kontrolle: Wie wild die Betriebsabläufe mit Productive optimiert hat.

Die Agentur wurde vor fast 12 Jahren in Wien, Österreich, gegründet. Wir arbeiten seit vier oder fünf Jahren komplett aus der Ferne. Wir haben etwa 30 Vollzeitmitarbeiter, dazu einige Freelancer, die regelmäßig mit uns arbeiten. Wir konzentrieren uns nicht auf einen bestimmten Markt, haben aber im Laufe der Zeit in bestimmten Branchen tiefere Expertise entwickelt.

Wir arbeiten viel im Technologiebereich, sowohl Software als auch Hardware. Dank unseres Hintergrunds in Design und Entwicklung waren wir an vielen KI-Projekten beteiligt, einschließlich der Zusammenarbeit mit KI-Unternehmen, die große Sprachmodelle entwickeln, sowie der Entwicklung von KI-unterstützten internen Tools für Unternehmen. Wir erstellen auch oft Prototypen.
Neben der Technologie haben wir bedeutende Erfahrung im Gesundheitswesen, Wellness und im Finanzsektor, insbesondere im FinTech-Bereich. Allerdings arbeiten wir verstärkt mit Kunden auf Unternehmensebene anstatt mit Startups. Gelegentlich arbeiten wir auch mit mittelständischen und lokalen Unternehmen zusammen.

Ich bin einer der Gründer von wild. Mein Hintergrund liegt im Design und ich habe immer die visuelle Seite geleitet. Allerdings hat sich meine Rolle in den letzten Jahren mit unserem Wachstum verändert. Ich habe mich von der Kundenarbeit zurückgezogen und konzentriere mich mehr auf interne Prozesse und Workflows. Mein Hauptziel ist es, unseren Designern und Entwicklern mehr Zeit zu geben, damit sie sich auf kreative Arbeit konzentrieren können, anstatt auf administrative Aufgaben.

Im Jahr 2023 sind wir Teil von Residence geworden, einem interdisziplinären Netzwerk, das innovatives und kreatives Talent fördert und gedeihen lässt in Kunst, Geschäft und Kultur. Das war ein wichtiger Faktor in unserer Weiterentwicklung, einschließlich unserer Entscheidung, auf Productive umzusteigen.

Vor Productive hatten wir eine Struktur, die funktionierte, aber sie war nicht so effizient wie jetzt. Wir haben verschiedene Tools für unterschiedliche Aufgaben genutzt:

Wir hatten einen allgemeinen Finanz- und Rentabilitätsüberblick, der jedoch nicht so genau war wie jetzt. Unsere Daten waren nicht so präzise, deshalb waren unsere Berichte nicht so aufschlussreich. Dinge wie Deal-Prognosen, Budgetprognosen und das Vergleichen von fakturierbaren und nicht-fakturierbaren Stunden waren nicht so klar wie jetzt mit Productive.

Die größte Verbesserung war die Genauigkeit unserer Daten, insbesondere auf Projektebene. Wir haben jetzt viel bessere Einblicke in die Projektgesundheit, fakturierbare vs. nicht-fakturierbare Stunden, Ausgaben, Einnahmen und Gewinnprognosen. Der Szenarien-Builder war ebenfalls eine großartige Ergänzung—er hilft uns bei der Planung von Projektteams und dabei, zu entscheiden, ob sich ein Pitch lohnt.

Seit dem Wechsel wurden unsere Arbeitsabläufe effizienter. Es ist jetzt alles an einem Ort, was einen großen Unterschied macht. Es ist jetzt alles an einem Ort, was einen großen Unterschied macht. Ich kann mit Zuversicht sagen, dass der Aufwand für die Finanzberichterstellung erheblich reduziert wurde. Es war auch sehr hilfreich, dass unser Finanzteam jetzt mehr von diesem Prozess übernehmen kann.

Mein Lieblingsfeature ist das Reporting. Es ist flexibel und erlaubt mir, eine Vielzahl von Berichten zu generieren. Es gibt einige Einschränkungen, aber ich denke, dass diese in zukünftigen Updates behoben werden. Für unsere Projektmanager ist der größte Vorteil, wie gut alle Projektmanagement-Tools integriert sind—es macht alles viel effizienter.

Chantell, eine unserer Projektmanagementleiterinnen, sagte, dass sie den Ressourcenteil wirklich mag. Als Projektmanagementleiterin leitet sie das wöchentliche Ressourcenmeeting mit den Projektmanagern von wild. Productives Ressourcenplaner ist zentral für diese Meetings und unglaublich hilfreich für die Projektplanung und dafür, sicherzustellen, dass Teammitglieder nicht mit Projektarbeit überlastet werden. Auf einen Blick bietet der Ressourcenplaner einen Überblick über die zugewiesenen Stunden in den Teams, wodurch Ressourcenlücken einfach zu erkennen und zu verhindern sind.

Der Onboarding-Prozess verlief reibungslos. Wir begannen mit einer Demo und bekamen einen dedizierten Manager zugewiesen, der uns bei allen Fragen unterstützte. Ich verbrachte die ersten Wochen damit, das Tool selbst zu erkunden, dann arbeitete ich einige Monate mit unserem Projektmanagementteam zusammen, um alles richtig einzurichten. Wir erstellten auch interne Handbücher—eines für Projektmanager, das tiefer in die Finanzen und Budgets eintaucht, und ein einfacheres für das Team, das Dinge wie das Einreichen von Ausgaben und die Zeiterfassung abdeckt.

Einer der besten Aspekte von Productive ist das Support-Team. Sie sind unglaublich reaktionsschnell—ich bekomme eine Antwort in Minuten, wann immer ich eine Frage habe.

Wenn Productive plötzlich verschwinden würde, hätte ich wahrscheinlich eine Panikattacke. Wir haben viel Mühe investiert, um es einzurichten und es für unser Team nutzbar zu machen. Es zu verlieren würde bedeuten, neue Tools zu recherchieren und zu testen, und ich bezweifle, dass wir eines finden würden, das so gut funktioniert wie unser aktuelles Setup. Es wäre unglaublich frustrierend.