Wie Build in Amsterdam mit Productive die Kontrolle über Projekte gewonnen hat
Build in Amsterdam ist eine digitale Designagentur, die sich auf die Bereiche Strategie, Branding und E-Commerce spezialisiert hat. Als Full-Service-Agentur zielt sie darauf ab, die Lücke zwischen on- und offline zu schließen und mit jedem Projekt den Standard in der Branche zu setzen.
Für eine Agentur, die eine Vielzahl unterschiedlicher Outputs produziert, ist effektives Projektmanagement entscheidend. Wir haben mit Karla Vincheva, Head of Production bei Build in Amsterdam gesprochen, über wie Productive ihnen Kontrolle über Projekte gegeben und Zeit bei der Rechnungsstellung gespart hat.
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Kannst du uns etwas über deine Rolle bei Build in Amsterdam erzählen und wie du auf Productive gestoßen bist?
Ich bin jetzt seit fünf Jahren Teil des Teams bei Build in Amsterdam. Derzeit leite ich als Head of Production ein Produktteam mit drei Projektmanagern.
Als ich hier anfing, hatten wir kein wirkliches Projektmanagement-Tool implementiert; Projekte wurden zum Großteil über Excel verwaltet. Das hat uns motiviert, einige Recherchen zu betreiben, und wir haben am Ende ein Tool gefunden, das uns wirklich gefiel. Aber als wir wuchsen, änderten sich auch unsere Bedürfnisse.
Im Laufe der Jahre haben wir begonnen, an immer mehr Retainer-Projekten zu arbeiten, sodass Zeiterfassung unerlässlich wurde. An einem Punkt erreichten wir die Grenzen der Möglichkeiten des vorherigen Tools, also entschieden wir uns für eine skalierbarere Lösung – und so fanden wir Productive.
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Welche Vorteile hast du bemerkt, seit du mit Productive arbeitest?
Nun, ich würde sagen, das erste waren die Budgets. Die Möglichkeiten des Budgetmanagements waren mit unserem alten Tool eher begrenzt, aber Productive ist sehr budgetorientiert. Es hat uns bewusster hinsichtlich der Gesamtproduktivität und des Projektzustands gemacht.
Das passt auch gut zum Rechnungsverarbeitungsprozess. Früher haben wir hauptsächlich mit Excel gearbeitet, um Rechnungen zu erstellen, die wir dann separat an unsere Buchhalter schicken mussten. Jetzt ist der direkte Kontakt zwischen Exact und Productive und die verfügbaren Rechnungsvorlagen machen diesen Prozess viel automatischer und weniger fehleranfällig.
Wir sind auch sehr zufrieden mit der Funktion zur Zeiterfassungsgenehmigung. Da wir viel Retainer-Arbeit leisten, müssen wir unseren Kunden wöchentliche Berichte bereitstellen. In der Vergangenheit hatten wir Fehler durch späte oder ohne Projektmanager-Bestätigung angepasste Zeiteinträge. Ein solcher Check ist wirklich hilfreich und eliminiert das Risiko solcher Fehler.
Das Team schätzt auch sehr die Google-Kalender-Integration, da die Kalenderbuchungen es einfacher machen, Zeit auf Projekten in Productive zu verfolgen.
Alle im Support- und Success-Team von Productive sind sehr reaktionsschnell, und wir haben das Gefühl, dass all unsere Kommentare und Vorschläge gehört werden, was großartig ist.
Kannst du uns etwas über deinen Onboarding-Prozess erzählen?
Ich würde sagen, wir haben das Onboarding ziemlich gut gemeistert. Die Schritte waren flüssig und bei Fragen, die wir hatten, wussten wir, dass Gabrijela oder Luka für uns da waren.
Das gesamte Onboarding war wirklich informativ. Alle im Support- und Success-Team von Productive sind sehr reaktionsschnell, und wir haben das Gefühl, dass all unsere Kommentare und Vorschläge gehört werden, was großartig ist.
Gibt es eine Funktion, die für dich ein Game-Changer war?
Ich würde sagen, es ist ein Gleichstand zwischen Rechnungsstellung und Zusammenarbeit. Der Rechnungsverarbeitungsprozess ist viel automatischer und weniger fehleranfällig geworden, seit wir zu Productive gewechselt sind.
Wir arbeiten auch viel untereinander zusammen, und es ist großartig, die Möglichkeit zu haben, in Echtzeit zusammenzuarbeiten und schnell Rückmeldungen zu erhalten.
Es gibt auch ein paar Dinge, die wir gerne mehr nutzen würden. Wir nutzen Berichte, um Kundenberichte zu liefern und zu sehen, ob jeder seine Zeit erfasst, aber wir möchten wirklich mehr über allgemeine Geschäftsberichte erfahren.
Bevor wir Productive nutzten, hatten wir weniger Klarheit und Kontrolle über Projekte und Zeiterfassung.
Was würdest du sagen, hat Productive deiner Agentur gebracht?
Klarheit. Und Kontrolle. Bevor wir Productive nutzten, hatten wir weniger Klarheit und Kontrolle über Projekte und Zeiterfassung. Unsere Zusammenarbeit hat sich auch erheblich verbessert, was unsere Arbeit viel angenehmer macht. Es gibt immer noch Dinge innerhalb von Productive, die wir ausprobieren oder stärker in unsere Prozesse integrieren wollen, daher bin ich sicher, dass mit der Zeit alles noch einfacher wird.
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