Steamroller Studio entwickelte ein Mitarbeiterverwaltungssystem mit Productive
Steamroller Studios ist ein Kollektiv, das hauptsächlich in der Animations- und Unterhaltungsbranche tätig ist. Sie sind die kreative Kraft hinter einigen der größten Film- und Gaming-Studios weltweit. In ihren eigenen Worten leben sie dafür, das Unvergessliche zu schaffen.
Wir haben mit Aaron Gilman, CEO von Steamroller Studios und Mark Cleaver, Leiter der Betriebsführung gesprochen, wie sie Productive für ein innovatives Ressourcenmanagement nutzen.
Wie seid ihr auf Productive gestoßen?
Aaron: Als ich zu Steamroller kam, war meine erste Frage: „Wie trackst du alles, was ihr tut?“ Ich stellte schnell fest, dass sie sechs oder sieben verschiedene Werkzeuge hatten, die überall verstreut waren. Einige Leute nutzten ein Tool, andere ein anderes, und es war ziemlich chaotisch. Das größte Problem war, dass diese Werkzeuge nicht miteinander kommunizierten.
Als ich dem Unternehmen beitrat, suchte ich nach etwas ganz Bestimmtem: einer Möglichkeit, Menschen und nicht Aufgaben zu verfolgen. Ich habe monday.com, Trello, Asana usw. ausprobiert, aber kein Glück gehabt. Dann schlug Mark vor, dass ich Productive ausprobiere, da wir es bereits im Unternehmen hatten.
Welche Werkzeuge habt ihr bei Steamroller Studios vor Productive genutzt?
Mark: Vor Productive haben wir mehrere Systeme genutzt. Zeiterfassung war für uns wirklich wichtig, da wir sie für Gehaltsabrechnungen verwendet haben. Am Ende des Monats war das Zusammentragen aller Daten von drei verschiedenen Tools immer ein Albtraum. Wir brauchten ein Tool, das all unsere Daten vereint.
Wir nutzen immer noch einige Aufgabenverfolgungs-Tools, aber da wir eigene Ingenieure haben, konnten wir APIs entwickeln, die andere Tools, die wir verwenden, mit Productive verbinden. Das bedeutet, dass wir am Ende des Monats alles Benötigte in Productive bündeln können. Es ist unsere zuverlässige Quelle für Budgets und Zeitprotokolle; wir nutzen es auch für die Ressourcenplanung.
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Switch from multiple tools and spreadsheets to one scalable agency management system.
Wir nutzen Productive, um uns um unsere Mitarbeiter zu kümmern, was ein wichtiger Beitrag zu unserer 98%igen Mitarbeiterbindung im letzten Jahr war.
Du hast ein einzigartiges Anwendungsbeispiel für Productive. Kannst du uns etwas mehr erzählen?
Aaron: Wir nutzen Productive, um uns um unsere Mitarbeiter zu kümmern, was ein wichtiger Beitrag zu einer 98%igen Mitarbeiterbindung im letzten Jahr war. Jeder Mitarbeiter im Unternehmen bekommt in Productive eine Aufgabe zugewiesen, die alle notwendigen Informationen über diese Person enthält. Die Manager, die für ihre Teams verantwortlich sind, sind ständig in Productive und können die Tickets, die durchkommen, nicht ignorieren. Das bedeutet, dass Probleme extrem schnell gelöst werden.
Wir haben eine Reihe von “Tier_ACTION_Boards” in Productive eingerichtet, mit dem spezifischen Ziel, Probleme zu kategorisieren und sie an die Schlüsselakteure im Unternehmen weiterzuleiten, um Lösungen zu implementieren. Wenn du Haferflocken in der Küche oder vielleicht einen höheren Schreibtisch willst, dann sehen wir es hier. Eine Untergruppe von Personen ist dafür verantwortlich, diese Aufgaben zu lösen, und wenn sie es nicht können, werden sie an das nächste Board weitergegeben, das eine andere Untergruppe von Personen höher in der Führungshierarchie hat. Einige Aufgaben gehen direkt an das Tier-One-Board, also mein Board und können vom oberen Management eingesehen werden. Diese Aufgaben sind in der Regel auf hohem Niveau, beispielsweise die Genehmigung von Beförderungsanfragen, Vertragsneuverhandlungen, Arbeitsvisumanträgen, Beschwerden oder leistungsbezogenen Themen. Jede Woche setze ich mich mit dem Leiter der Personalabteilung zusammen und überprüfe meine Tier-One-Punkte.
Budgetplanung und Kostenverfolgung sind seit dem Wechsel zu Productive viel hilfreicher und schneller geworden.
Welche weiteren Vorteile habt ihr festgestellt, seit ihr auf Productive umgestiegen seid?
Mark: Wir schätzen sehr, dass wir verschiedene Arten von Budgets nutzen können. Wir nutzen eine Mischung aus Budgets in Productive; wir verwenden das Zeit- und Materialbudget und fügen das “Do-not-exceed” oben drauf. Wir können das Zeit- und Materialbudget verwenden, bis das “Do-not-exceed” greift, und dann kommt kein weiteres Einkommen aus diesem Budget. So sind unsere Verträge aufgebaut. Diese Sichtbarkeit zu haben und seine Prognosen und Fahrpläne zu sehen, ist großartig. Budgetplanung und Kostenverfolgung sind seit dem Wechsel zu Productive viel hilfreicher und schneller geworden. Ich habe eine Menge Filter und kann prüfen, wo unsere Budgets für jedes Projekt stehen, was die Präsentation von Finanzen erheblich erleichtert.
Aaron: Productive hat uns ermöglicht, rechenschaftspflichtiger zu sein. Wenn Menschen Bedenken, Beschwerden oder Verwirrung über etwas haben, sprechen sie oft darüber, aber meistens erhalten sie keine Rückmeldung. Productive hat diese Lücke für uns wirklich geschlossen. Wir können schnell und effektiv in den Dialog mit unseren Mitarbeitern treten. Das ist wahrscheinlich der größte Mehrwert für mich.
Wie würdest du dich fühlen, wenn du kein Productive hättest?
Mark: Wir müssten viel Zeit und Mühe in ein System investieren, das das gesamte Unternehmen vereint. Es ist ein wirklich langer Prozess; das letzte Mal, als wir es gemacht haben, dauerte der Vorbereitungsprozess etwa ein Jahr.
Aaron: Ich denke, die psychologische Seite wäre unser größtes Problem. Es dauerte etwa ein Jahr, bis alles eingerichtet und vollständig implementiert war. Ich denke, jetzt sind alle wirklich zufrieden mit Productive, und es wäre wirklich bedauerlich, wenn wir es gegen ein anderes Tool austauschen müssten.
