Intelligent skalieren: So hat Present Works ihre Agentur mit Productive transformiert

Vor Productive haben wir Google Sheets genutzt, um Projekte über Asana zu verwalten und mit ein wenig Trello für Kanban-ähnliche Projektarbeit. Anfangs war es in Ordnung, aber als wir größer wurden, konnten diese Tools der zunehmenden Komplexität nicht mehr standhalten. Wir hatten Tabellen, um unsere Finanzen zu verwalten, aber es war schwer, mit dem Schritt zu halten, was vor Ort passierte. Nichts war automatisiert, sodass wir ständig manuell aktualisieren mussten, was zeitintensiv war und leicht hinter der Realität zurückblieb.

Wir haben eine Weile mit Asana und Tabellen gearbeitet, und ich begann zu denken, dass es viel besser sein könnte. Wir wollten etwas, das uns einen Echtzeitüberblick über unser gesamtes Geschäft gibt und als einzige Wahrheit dient. Es kam an den Punkt, an dem wir ein integriertes System benötigten, das alles von der täglichen Aufgabenverwaltung bis zur umfassenden Prognose abdeckt.

Beim Erkunden von Optionen stießen wir auf Productive, und ich war sofort von der klaren und intuitiven Benutzeroberfläche angetan. Es bedurfte nicht viel Überzeugung, um zu erkennen, dass dies die richtige Plattform für uns war.

Wir führen es in Phasen ein. Zuerst haben wir das Team an Productive für Briefings und Projektmanagement gewöhnt. Ich habe alle eingerichtet, damit sie über die Plattform kommunizieren und unsere Projektdetails durch Productive verfolgen. Von dort aus sind wir zu Budgetierung und Ressourcenplanung übergegangen, was ein absoluter Gamechanger ist. Früher haben wir vielleicht einen Monat im Voraus geplant; jetzt können wir das gesamte Jahr planen.

Die nächsten Phasen werden Rechnungsstellung, CRM-Funktionalitäten sowie Rentabilitätsverfolgung und -berichterstattung abdecken. Wir sind derzeit in Phase drei, also gibt es noch viel zu erkunden.

Definitiv. Selbst in diesen frühen Phasen ist es schon viel einfacher, unsere Ressourcen nachzuverfolgen. Wir können jetzt genau sehen, wie viel Zeit wir auf Projekte aufwenden im Vergleich zu dem, was wir in Rechnung stellen, was uns ein klareres Bild davon gibt, wo wir über den Bedarf hinaus oder zu wenig abrechnen. Diese Einsicht allein hat uns geholfen, bessere Gespräche mit Kunden über den Projektumfang und die Budgetierung zu führen.

Ich liebe die Flexibilität, Arbeitsabläufe nach unseren Bedürfnissen anzupassen. Wir wollten einen Service-Desk, um Kundenanfragen getrennt von unseren Hauptprojekten zu bearbeiten, also habe ich innerhalb von Productive ein eigenes “Service Desk”-Projekt erstellt. Nun können Kunden Anfragen direkt einreichen, die automatisch formatiert werden, um unseren Standards zu entsprechen. Unsere Projektmanager erhalten eine Slack-Benachrichtigung, wenn eine Anfrage eingeht. Diese Einrichtung hält alles organisiert, ermöglicht Kunden, alle ihre Anfragen an einem Ort zu sehen, und hilft uns, gemeinsam Prioritäten zu setzen.

Es war eine große Hilfe, sowohl für uns als auch für unsere Kunden.

Im Moment gibt uns Productive das Fundament, das wir brauchen, um zu skalieren. Wir nutzen es noch nicht in vollem Umfang, aber ich weiß, dieses System wird mit uns wachsen, wenn wir wachsen. Das ganze Team ist an Bord und die Nutzung von Productive für tägliche Aufgaben wird zur zweiten Natur. Wir bauen hier etwas auf, das unsere Ambitionen beim Wachstum unterstützt, und ich bin gespannt, wohin es uns führen wird.