XRechnung: Definition, Zeitplan und Umsetzung in Kürze

XRechnung ist ein nationaler Standard für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland, der in Übereinstimmung mit den EU-Normen entwickelt wurde.

In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über elektronischen Rechnungen im Format XRechnung, den Zeitplan für die Einführung und die Software für die elektronische Rechnungsstellung wissen müssen.

Die XRechnung ist ein nationaler Standard für elektronische Rechnungen, der mit der europäischen Norm EN 16931 und der E-Rechnungsverordnung (E-RechV) des Bundes konform ist.

Er wird von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) im Auftrag des IT-Planungsrates betrieben.

Eine elektronische Rechnung ist keine normale Rechnung im elektronischen Format.

Eine Rechnung, die gedruckt und anschließend gescannt oder in ein PDF umgewandelt wird, ist im Sinne der Behörden keine korrekte elektronische Rechnung, da das Dokument nicht automatisch und ohne manuelle Eingriffe in elektronischer Form weiterverarbeitet werden kann.

Daher ist eine elektronische Rechnung eine Art von Rechnung, die für eine automatisierte Verarbeitung verwendet werden kann. Sie wird im XML-Datenformat erstellt, ist nicht von Menschen lesbar und erfordert kein physisches Dokument.

Um die im XML-Format dargestellten Daten zu visualisieren, müssen Sie eine Softwarelösung mit dieser Funktion verwenden.

Die sogenannte XRechnung ist ein Beispiel für das deutsche Standardformat für die elektronische Rechnungsstellung.

Hier sehen Sie ein Beispiel für eine elektronische Rechnung, die mit Productive, der All-in-One-Software für die Unternehmensverwaltung, erstellt wurde.

ZUGFeRD ist ein hybrides elektronisches Rechnungsformat, das vom Forum für elektronische Rechnungsstellung Deutschland (FeRD) entwickelt wurde. Es ist als PDF strukturiert und enthält eine eingebettete XML-Datei.

Seine XML-Komponente ist kompatibel mit der gesetzgebung zur elektronischen Rechnungsstellung und kann anstelle des Standards XRechnung verwendet werden.

XRechnung ist ein Standard zum Datenaustausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen und öffentlicher Verwaltung, während ZUGFeRD als flexible und hybride Alternative für eine größere Bandbreite von Unternehmen geschaffen wurde.

Die Wahl zwischen XRechnung und ZUGFeRD hängt vor allem von den spezifischen Anforderungen der Geschäftspartner, den individuellen Präferenzen und den internen Unternehmensprozessen ab.

Seit dem 27. November 2020 sind alle Lieferanten der Bundesverwaltung (B2G-Bereich) verpflichtet, bei Aufträgen ab einem Nettowert von 1.000 Euro Rechnungen im Standard XRechnung elektronisch einzureichen.

Dies wurde durch die E-Rechnungsverordnung geregelt.

Ab dem 1. Januar 2025 gilt dies für alle inländischen Unternehmen, auch für den B2B-Bereich. Die offizielle Einführung der E-Rechnung beinhaltet eine Übergangsfrist von 2025 bis 2028.

Hier finden Sie einen Überblick über den Zeitplan für die Umstellung und die wichtigsten Ereignisse, die in einem Schreiben das BMF aufgeführt sind:

Inländische Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten (Artikel 40), d. h. Rechnungen, die in einem Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht, sind für B2B-Unternehmen obligatorisch.

Für einen Rechnungsaussteller, der im Jahr 2026 einen Umsatz von weniger als 800.000 Euro erwirtschaftet, können bis 2028 Rechnungen in anderen Formaten versandt werden (Artikel 64). Größere Unternehmen müssen das Format der elektronischen Rechnungsstellung verwenden.

Ende der Übergangsfrist, nach der alle inländischen Unternehmen die neuen Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung erfüllen müssen.

Zu den Rechnungen, die von dieser Gesetzgebung ausgenommen sind, gehören Rechnungen über kleine Beträge (bis zu 250 Euro) und Reisetickets. Darüber hinaus sind auch Rechnungen über Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 19 UStG steuerfrei sind, ausgenommen.

Übertragungskanäle hängen oft von den spezifischen Anforderungen des Empfängers und dem Kontext ab, in dem die XRechnung übermittelt wird. Hier ist eine Übersicht, wie diese Kanäle typischerweise genutzt werden:

Schauen Sie sich eine offizielle Übersicht über Informationen zur elektronischen Rechnungsstellung in den deutschen Bundesländern an.

Um eine XRechnung zu erstellen, können Sie eine Softwarelösung verwenden, die dies als integrierte Funktion anbietet. Wenn Sie bereits ein bestimmtes Tool verwenden, sollten Sie prüfen, ob Ihr Softwareanbieter die elektronische Rechnungsstellung unterstützt.

Unternehmen, die über ein proprietäres System verfügen, müssen entweder auf eine unterstützte Software umsteigen oder Funktionen für elektronische Rechnungen im geforderten Format gemäß den EU-Normen und dem deutschen Recht entwickeln.

Wenn Sie eine Software suchen, die elektronische Rechnungsstellung unterstützt, sollten Sie diese in Betracht ziehen:

Productive ist eine Software, die auf die Bedürfnisse von Dienstleistungsunternehmen zugeschnitten ist, vom Projektmanagement über die Budgetierung bis hin zur Rechnungsstellung.

Sie ist als All-in-One-Plattform konzipiert, die umfassende Berichte und Prognosen zu wichtigen Geschäftskennzahlen liefert.

Einige der wichtigsten Funktionen für die Rechnungsstellung sind:

Productive wird die elektronische Rechnungsstellung mit dem XRechnung-Standard ab dem 1. Januar 2025 unterstützen. Buchen Sie eine Demo mit Productive, um mehr zu erfahren.

Neben anderen Schlüsselelementen einer Rechnung sind folgende Elemente in der ERechV ausdrücklich vorgeschrieben:

Die Leitweg-Identifikationsnummer ist eine eindeutige Zeichenfolge, die zur Identifizierung einer Bundesverwaltungsbehörde bei B2G-Transaktionen verwendet wird. Der Rechnungsaussteller erhält die Routing-ID vom Auftraggeber und muss sie in die elektronische Rechnung eingeben, bevor er sie auf den Plattformen ZRE oder OZG-RE verarbeitet. Der Rechnungsaussteller benötigt keine eigene Routing-ID; daher gilt dies auch nicht für B2B-Transaktionen.

Ein CIUS oder Core Invoice Usage Specification ist eine Anpassung der europäischen Norm EN 16931 für die elektronische Rechnungsstellung. Während die EU-Norm ein grundlegendes semantisches Datenmodell für die Rechnungsstellung definiert, ist ein CIUS eine weitere Verfeinerung, die auf die rechtlichen oder betrieblichen Anforderungen bestimmter Länder zugeschnitten ist. XRechnung ist ein Beispiel für einen CIUS.

Einige Beispiele für ein CIUS sind Peppol BIS Billing 3.0, ein weit verbreitetes CIUS für die grenzüberschreitende Interoperabilität innerhalb der EU, und XRechnung, der deutsche Standard für die Rechnungsstellung im öffentlichen und ab 2025 auch im privaten Sektor.

Die elektronische Rechnungsstellung macht die Rechnungsstellung sowohl für den Rechnungsaussteller als auch für den Rechnungsempfänger einfacher und schneller. Sie verringert die Bearbeitungszeit und die Ausgaben für Papier und Porto. Außerdem ist sie viel flexibler und effizienter, da sie mit Software automatisiert und aus der Ferne erledigt werden kann.